Sie können Aufgaben entweder aus Leads heraus oder eigenständig erstellen. Alle Aufgaben lassen sich in einem separaten Bereich verwalten und nach der Erstellung mit Leads verknüpfen.

Öffnen Sie die gewünschte Lead-Karte in „ Tilda “ CRM und suchen Sie den Block „Aufgaben“. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Es öffnet sich eine Karte zur Erstellung einer Aufgabe. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus: Titel und Beschreibung der Aufgabe, Fälligkeitsdatum, Priorität und Status. Weisen Sie ein Teammitglied zu oder fügen Sie Unteraufgaben hinzu. Der Verantwortliche wird automatisch mit der Aufgabe verknüpft.

Nachdem Sie die Aufgabe gespeichert haben, wird sie im Block „Aufgaben“ der Lead-Karte sowie im Hauptbereich „Aufgaben“ angezeigt.

Um den Bereich „Aufgaben“ von der Seite mit allen Listen aus zu öffnen, klicken Sie im oberen Menü auf „Aufgaben“. Sie können auch eine beliebige Liste öffnen, auf das Drei-Punkte-Menü klicken und dort „Aufgaben“ auswählen.

„Aufgaben“ verfügt über drei Ansichten: Tabelle, Kanban und Kalender.

In der Tabellenansicht werden für jede Aufgabe der Titel, der Bearbeiter, das Fälligkeitsdatum, die Priorität, der Bearbeitungsstatus und die Liste angezeigt, sofern die Aufgabe aus einer Liste erstellt wurde.

Um nicht benötigte Felder auszublenden, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf „Felder ausblenden“.

Nutzen Sie die Suchfunktion und die Filter, um Aufgaben nach Verantwortlichem, Datum, Priorität oder Status zu finden.

In der Kanban-Ansicht werden Aufgaben in Phasenspalten gruppiert. Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um ihre Phase schnell zu ändern.

In der Kalenderansicht werden die Aufgabenfristen nach ihren Fälligkeitsterminen sortiert. Sie können zwischen der Monats- und der Wochenansicht wechseln.

Klicken Sie auf einen bestimmten Tag, um eine Tageskarte mit allen an diesem Tag fälligen Aufgaben zu öffnen.

Gehen Sie zum Abschnitt „Aufgaben“ und klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“.

Das sich öffnende Fenster enthält die folgenden Felder:

• Aufgabentitel und Beschreibung.
• Fälligkeitstermin – Datum und Uhrzeit, zu denen die Aufgabe erledigt sein muss, mit einer optionalen Benachrichtigung einen Tag, eine Stunde oder 30 Minuten vor dem Fälligkeitstermin.
• Priorität – niedrig, mittel oder hoch.
• Zugewiesener – das Teammitglied, das Sie als Verantwortlichen für die Aufgabe zuweisen möchten.
• Die Phase, der die Aufgabe zugewiesen werden soll.
• Checkliste für Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen.

Wählen Sie im Bereich auf der rechten Seite eine Liste und einen bestimmten Lead aus, um diese mit der Aufgabe zu verknüpfen.

Nachdem Sie die Aufgabe gespeichert haben, wird sie im Hauptbereich „Aufgaben“ sowie in der Aufgabenliste des Verantwortlichen angezeigt.

Standardmäßig verfügen Aufgaben über drei Systemphasen: „Geplant“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Diese Phasen können nicht gelöscht werden, Sie können jedoch in den Aufgabeneinstellungen benutzerdefinierte Phasen hinzufügen: „Einstellungen“ → „Phasen des Verkaufstrichters“.

Nachdem Sie eine Phase angelegt haben, wird diese in der Tabelle und im Kanban-Board angezeigt.

Wichtig: Benutzerdefinierte Phasen sind mit dem Konto verknüpft, über das sie erstellt wurden. Wenn dem Projekt Mitwirkende hinzugefügt werden, können diese keine Aufgaben in Phasen verschieben, die von einem anderen Benutzer erstellt wurden.

Der Abschnitt „Aufgaben“ umfasst drei Arten von Benachrichtigungen: interne Benachrichtigungen, Browser-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können diese in den Aufgabeneinstellungen auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ konfigurieren.

Sie können auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten: Feldänderungen, neue Kommentare, überfällige Aufgaben oder bevorstehende Fristen. Bei Benachrichtigungen zu Feldänderungen können Sie bestimmte Felder auswählen.

Interne Benachrichtigungen werden im Bereich „Aufgaben“ von „ Tilda “ CRM angezeigt, wenn Sie auf das Glockensymbol klicken. Einige dieser Benachrichtigungen können deaktiviert werden.

E-Mail-Benachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die mit Ihrem Tilda -Konto verknüpft ist. Sie werden einmal täglich als Zusammenfassung versendet und bieten einen Überblick über die Änderungen an den Aufgaben des Tages.

Browser-Benachrichtigungen werden für jeden Browser separat aktiviert. Wenn Sie sie aktivieren, fragt der Browser nach der Erlaubnis, Benachrichtigungen zu senden.

Klicken Sie auf „Benachrichtigungen zulassen“ und bestätigen Sie die Berechtigung anschließend im Systemdialog des Browsers.

Manchmal sind Benachrichtigungen zwar unter „ Tilda “ zugelassen, werden aber in den Browsereinstellungen blockiert. Aktivieren Sie sie in diesem Fall im Browser erneut.

Benutzer können Aufgaben entsprechend ihrer Rolle und ihren Zugriffsrechten auf Leads einsehen und bearbeiten. Teammitglieder können zudem die ihnen zugewiesenen Aufgaben einsehen.

Wenn eine Aufgabe mit einem Lead verknüpft ist, können Sie sie einem Teammitglied zuweisen, das Zugriff auf die Liste hat, in der dieser Lead enthalten ist. Dies trägt dazu bei, die Kundendaten vor dem Zugriff durch Benutzer ohne die erforderlichen Berechtigungen zu schützen.